O que faz GAP? Conheça a área de Gestão de Atividades e Pessoas

Por Victor Ferreira 

Dentro da área de Formação e Voluntariado (FeV) existe uma equipe que pensa bastante no voluntário pontual do TETO, aquele que trabalha nos eventos massivos como a ECO e as construções. Com o nome de Gestão de Atividades e Pessoas (GAP), o time pensa em como “trabalhar esses voluntários a longo prazo”, segundo as palavras do coordenador da área em São Paulo, Vinícius Kavashima.

Sempre que há inscrições para construções, ECOs e MVs, vários voluntários que já participaram de eventos massivos anteriormente retornam. Com base no perfil e nas avaliações das participações passadas, a equipe de GAP levanta quais voluntários poderiam assumir papel de liderança no próximo evento. A esse trabalho, Kavashima chama de Plano de Desenvolvimento do Voluntário (PDV).

Se um voluntário apresenta interesse e disposição, ele pode chegar até a ser chefe de escola em eventos futuros. “Um chefe de escola tem muitas responsabilidades. Então ele precisa aumentar gradualmente a demanda de trabalho dele até poder assumir demandas de intendente e, depois, chefe de escola”, explica o coordenador.

A grande meta da área, agora, é melhorar o PDV. Isso inclui ampliar o diálogo com outras áreas do TETO e gerir uma quantidade maior de eventos. “Nosso maior desafio é trabalhar com vários eventos ao mesmo tempo e trabalhar os voluntários sem sobrecarregá-los”, diz Kavashima.

Por envolver pessoas de perfis e características diferentes, pensar o plano para cada voluntário a longo prazo requer bastante cuidado. Para o coordenador, o pior cenário que pode acontecer é o voluntário que cresce muito rápido e acaba não dando conta da carga de trabalho exigida.

“Temos que ponderar. Às vezes olhamos apenas pro voluntário que se destacou muito e cresceu bem. Mas também existe aquele que cresce muito rápido e não dá conta da carga de trabalho, tem dificuldades, sobrecarrega. E aí infelizmente a gente perde o voluntário. Ele chega num ponto que diz ‘putz, fiz muita coisa” e aí sai da organização’, explica Kavashima. “Temos que tomar cuidado com cada caso. Cada pessoa é uma pessoa. Por isso que tentamos trabalhar cada um com cargas de trabalho crescente, nunca muito rápido”.

Feedbacks e captação

Além do PDV, a área também atua com feedbacks e formulários de avaliação da postura das lideranças nos eventos. A avaliação em quesitos técnicos é responsabilidade da área específica. Todos os voluntários que participaram dos eventos recebem um email com perguntas sobre o desempenho do seu líder. A partir da organização e tabulação dos dados, os líderes recebem notas de 1 a 5 e sugestões para o aprimoramento em eventos futuros. “Estamos sempre querendo fazer o voluntário crescer dentro da organização e pelo lado pessoal também”, esclarece o coordenador.

Também é parte da preocupação da área de GAP pensar em captar novos voluntários para os eventos e como fazer com que os voluntários voltem com mais frequência para suprir demanda de staff. “Aqueles mais frequentes tentamos torná-los membros fixos. Precisamos de uma base forte de voluntários recorrentes para aumentar nossa staff. Isso ajudaria a alcançar mais comunidades. A gente fica restrito porque não temos muita gente. Temos que aumentar a base para aumentar o topo da pirâmide de trabalho”, afirma Kavashima.

Atualmente a equipe conta com dois coordenadores – William Otsubo passou a trabalhar ao lado de Kavashima – e cinco voluntários, dos quais três foram incorporados após o ciclo de voluntariado do meio do ano.